Comment obtenir un EIN pour votre LLC (Guide 2025)
L'EIN est le numéro d'identification fiscale de votre LLC aux États-Unis. Sans lui, impossible d'ouvrir un compte bancaire ou de déposer vos déclarations fiscales. Voici comment l'obtenir.
1. Qu'est-ce qu'un EIN ?
L'EIN (Employer Identification Number) est un numéro à 9 chiffres attribué par l'IRS (Internal Revenue Service) pour identifier une entité commerciale à des fins fiscales. C'est l'équivalent américain du numéro SIREN/SIRET français.
Son format est XX-XXXXXXX. Une fois attribué, votre EIN reste valable indéfiniment, même si votre LLC cesse son activité. Il est unique à votre entité et ne peut pas être transféré.
2. Pourquoi en avez-vous besoin ?
L'EIN est indispensable pour quasiment toutes les démarches administratives et financières de votre LLC :
- Ouvrir un compte bancaire : Mercury, Relay et toutes les banques américaines exigent un EIN pour ouvrir un compte business.
- Déclarations fiscales : Le Form 5472 et le Pro Forma 1120 nécessitent votre EIN.
- Embaucher des prestataires : Si vous travaillez avec des contractors américains, vous devez émettre des Form 1099 qui requièrent votre EIN.
- Ouvrir un compte Stripe ou PayPal : Les processeurs de paiement américains demandent un EIN pour les comptes business.
- Signer des contrats : De nombreux partenaires et fournisseurs américains demandent votre EIN.
3. Le Form SS-4
Le Form SS-4 ("Application for Employer Identification Number") est le formulaire officiel de l'IRS pour demander un EIN. Il contient les informations suivantes :
- Nom légal de la LLC et nom commercial (trade name) si différent.
- Adresse de la LLC aux États-Unis (adresse du Registered Agent).
- Nom et informations du "responsible party" (vous, en tant que propriétaire).
- Type d'entité (LLC).
- Raison de la demande (nouvelle entité).
- Date de création de la LLC.
- Nature de l'activité principale.
Le formulaire est disponible sur le site de l'IRS. Téléchargez la version la plus récente pour éviter un rejet.
4. Méthode pour non-résidents : envoi par fax
Les résidents américains peuvent obtenir un EIN instantanément en ligne sur le site de l'IRS. Malheureusement, cette option n'est pas disponible pour les non-résidents sans SSN (Social Security Number) ou ITIN.
Pour les non-résidents, la méthode est la suivante :
- Remplissez le Form SS-4 en indiquant "N/A" dans le champ SSN/ITIN.
- Envoyez le formulaire par fax au numéro de l'IRS pour les demandes internationales : +1 (855) 215-1627 (numéro domestique) ou +1 (304) 707-9471 (numéro international).
- L'IRS traitera votre demande et vous enverra votre EIN par courrier postal ou par fax de retour.
Vous pouvez aussi appeler l'IRS au +1 (267) 941-1099 (ligne internationale, du lundi au vendredi, 6h-23h EST) pour obtenir votre EIN par téléphone, mais les temps d'attente peuvent être longs.
5. Délai : 4 à 6 semaines
Le délai standard pour recevoir votre EIN par fax est de 4 à 6 semaines. Ce délai peut varier en fonction de la charge de travail de l'IRS, notamment en début d'année (saison fiscale).
Conseils pour accélérer le processus :
- Assurez-vous que le Form SS-4 est rempli correctement et lisiblement. Toute erreur entraîne un rejet et un nouveau délai.
- Incluez une lettre d'accompagnement demandant l'envoi du résultat par fax (plus rapide que le courrier).
- Avec Keelfirm, nous préparons et envoyons le SS-4 pour vous, et nous suivons la demande jusqu'à réception.
6. Que faire avec votre EIN une fois reçu
Une fois votre EIN en main, voici les étapes suivantes :
- Conservez la lettre de confirmation (EIN Confirmation Letter ou CP 575) : c'est votre preuve officielle. Les banques l'exigent.
- Ouvrez votre compte bancaire : Mercury, Relay ou une autre banque américaine. Voir notre guide Mercury.
- Configurez vos outils de paiement : Stripe, PayPal Business, etc.
- Mettez en place votre conformité fiscale : Préparez-vous pour le Form 5472 annuel.
Ne partagez pas votre EIN publiquement. Bien qu'il ne soit pas aussi sensible qu'un SSN, il est préférable de le garder confidentiel et de ne le communiquer qu'aux parties qui en ont légitimement besoin.
7. Ressources officielles
Retrouvez le formulaire et les instructions sur le site de l'IRS :